Vil du også gerne have, at dit event bliver succesfuldt?

Mange virksomheder og organisationer bruger i dag events som strategiske satsninger på at udvikle deres forretning eller organisation – og med god grund!

I modsætning til mange andre markedsføringskanaler, kan events ramme deltagerne på nogle mere personlige måder. Du får nemlig mange flere punkter hos deltagerne, som du kan ’stimulere’ på forskellige måder.

Udføres eventet ordentligt og efter hensigten, kan det være med til at styrke din forretning, men lever dit event ikke op til forventningerne, kan det hurtigt gå hen og gøre det modsatte. Derfor er det vigtigt for dig som afholder, at du kommer godt fra starten af, hvis du skal imødekomme forventningerne og skabe resultater.

En sag alt fra lige til

Selvom at afviklingen af events lyder lige til, kan det i mange tilfælde være det stikmodsatte. I bund og grund afhænger det af, hvilken type og hvor stort eventet er deltagermæssigt. Som udgangspunkt kræver større events, flere ting som du skal have overblikket over, samt opretholde kvaliteten af.

Der kan her være tale om mange forskellige ting, hvoraf følgende kan være nogle af dem:

• Mad og drikkelse
• Toiletforhold
• Siddepladser
• Eventprogram
• Billetsystem
• In-house eller hjælp fra
• Hvor mange ansatte?
• Hvilke roller skal de ansatte have?
• Hvor mange personer til at varetage de forskellige funktioner?
• Grafisk materiale (f.eks. brochure mv.)
• Audio og visuelle systemer

Ovenstående liste er blot et udklip af, hvad eventholdere normalt skal tage stilling til.

De små ting med tektoniske virkninger

Det der gør events særligt udforende og kompliceret er, at de bliver bedømt på lige fod med koncerter, restauranter, hoteller og andre steder, hvor den fysiske lokation og fysiske aktiviteter spiller ind.

Med andre ord, vil dit event blive bedømt på et vidt net af forskellige punkter, hvilket kan være alt fra programindholdet til lyd, valget af mad mv. Det der gør det mere komplekst er, at fejl eller mangler i nogle af kriterierne såsom førnævnte liste, kan have en spill-over effekt på helhedsoplevelsen og endda videre på nogle af de andre faktorer/aspekter.

Ikke alle aspekter er lige vigtige, men det kan være svært at vide, hvis du/I ikke har den nødvendige viden eller erfaring. Befinder I jer i sådan én situation, kan det være en god idé at få hjælp fra et eventbureau.

Fordelene ved et eventbureau

Den største fordel ved at hente hjælp fra et professionelt eventbureau er, at I kan nyde godt af den erfaring bureauet kommer med. Dette indebærer alt fra prioritering af forskellige faktorer, hvordan tingene skal gribes an effektivt, samt det netværk bureauet bringer på bordet.

I kan her gøre jer vigtige erfaringer om, hvordan standarderne bør opretholdes, hvordan I kan gøre jeres arbejde smartere og mere strømline, samt hvad I skal være særlige opmærksomme på.