De fleste virksomheder holder et arrangement eller to hvert år. Alligevel ender mange af dem som en dag hvor folk møder op, spiser lidt, hører nogle taler og tager hjem uden helt at kunne sige hvad de fik ud af det. Det er ærgerligt, for et godt firmaevent kan gøre noget ved kulturen, samarbejdet og humøret som en almindelig arbejdsdag sjældent kan.

Forskellen mellem et arrangement der bare bliver afholdt og et der faktisk rykker noget, ligger næsten altid i planlægningen. Ikke i budgettet, men i de valg man træffer tidligt. Her er de vigtigste ting at have styr på.

Sæt et klart formål med arrangementet før alt andet

Inden du booker lokale eller sender invitationer ud, så bliv skarp på hvorfor I overhovedet mødes. Skal medarbejderne fejres, skal en ny strategi præsenteres, eller skal to afdelinger lære hinanden bedre at kende? Formålet afgør alt det andet.

Et arrangement der skal fejre et godt år ser meget anderledes ud end et der skal ryste en ny organisation sammen. Når formålet er tydeligt, bliver de fleste andre beslutninger lettere, fordi du kan spørge dig selv om hvert element rent faktisk understøtter det du vil opnå. Er svaret nej, kan det som regel skæres væk.

Det er også her det giver mening at afklare de praktiske rammer, så resten af planlægningen har noget at hænge fast i:

• Formålet: hvad skal gæsterne føle eller forstå bagefter.
• Målgruppen: er det hele huset, en enkelt afdeling eller også familier og eksterne gæster.
• Programmet: den overordnede rytme fra ankomst til afslutning.
• Taletid: hvem skal på scenen, hvor længe, og i hvilken rækkefølge.
• Ansvarsfordelingen: hvem tager sig af hvad, både før og på selve dagen.

Byg et program der holder energien gennem hele dagen

Et af de mest almindelige fejltrin er at proppe programmet med indhold uden at tænke på rytmen. Folk kan ikke sidde stille og koncentrere sig i timevis, og den bedste pointe forsvinder hvis den kommer efter fire taler i træk.

Skift mellem oplæg, pauser og noget der får folk til at bevæge sig eller tale sammen. Læg det tunge indhold tidligt, mens opmærksomheden er størst, og gem det lette og sociale til senere. Tænk også på overgangene. Det er ofte i skiftene mellem programpunkter at energien falder, hvis ingen har ansvaret for at holde tempoet.

Den der styrer scenen afgør oplevelsen

Selv et velskruet program kan falde fra hinanden hvis der ikke er nogen til at binde det sammen. Nogen skal byde velkommen, holde tiden, præsentere talerne og samle op når noget trækker ud eller går anderledes end planlagt. Den rolle undervurderes ofte, og resultatet bliver akavede pauser og et program der skrider.

Til større gallafester, firmafester og konferencer vælger mange derfor at hyre en professionel konferencier der kan holde den røde tråd og få både talere og gæster til at føle sig trygge. En erfaren vært læser stemningen i salen, ved hvornår der skal skæres ned, og kan skifte mellem det formelle og det afslappede uden at det virker påklistret. Det frigør samtidig ledelsen fra at skulle stå med mikrofonen hele dagen.

Overvej også om arrangementet skal kunne fungere på flere sprog, hvis I har internationale gæster eller kolleger. Det er nemmere at planlægge fra start end at improvisere undervejs.

Teknik og logistik der ikke må svigte

Lyd, lys og skærme er den slags man kun lægger mærke til når det ikke virker. En mikrofon der falder ud midt i en tale, eller en præsentation der ikke kcommer op på skærmen, kan trække en ellers god dag ned. Test det hele i god tid, og hav en der kender udstyret til stede under selve arrangementet.

Tænk logistikken igennem fra gæstens synsvinkel. Hvordan finder folk vej ind, hvor stiller de deres ting, hvornår er der mad, og hvad sker der hvis vejret driller ved et udendørs indslag. Skriv en plan for hvem der gør hvad, og hvem man ringer til hvis noget ikke går som forventet. Jo mere der er aftalt på forhånd, jo mindre skal løses i panik på dagen.

Detaljer skaber den samlede følelse

Et firmaarrangement der skaber værdi er sjældent resultatet af én stor idé, men af mange små beslutninger der trækker i samme retning. Et klart formål, et program med rytme, en vært der holder trådene og en teknik der bare virker. Får du styr på de fire ting tidligt, har du langt de bedste kort på hånden til en dag som medarbejderne rent faktisk husker bagefter.